Wat is een HLS?

HLS is de afkorting van High Level Structure.

Dit is een gemeenschappelijke structuur voor managementsystemen die sinds 2012 is ontwikkeld door ISO. Alle nieuwe en herziene ISO-normen voor managemensystemen volgen deze gemeenschappelijke structuur. Aangevuld met aanvullende normen en informatie die specifiek van toepassing is voor een bepaalde discipline. De HLS wordt daarom ook wel het plug-in model voor ISO-normen genoemd, wat vergelijkbaar is met een besturingssysteem van een computer waarin specifieke programma’s en apparaten kunnen worden ‘ingeplugd’.

Met de introductie van de nieuwe ISO 9001 norm voor kwaliteitmanagementsystemen en ISO 14001 norm voor milieumanagementsystemen in september 2015 is de HLS geïntroduceerd. De verwachting is dat in 2018 de norm voor arbomanagementsystemen van kracht wordt (ISO 45001) die eveneens de structuur volgt van de HLS. En de HLS zal worden toegepast bij de ontwikkeling van ISO 22000 (voedselveiligheid) en ISO 50001 (energiemanagement).

De HLS wordt niet als aparte norm gepubliceerd. Het maakt onderdeel uit van alle nieuwe en herziende normen voor managementsystemen (zoals ISO 9001 en ISO 14001). Maar niets staat een organisatie in de weg om de HLS als norm voor haar eigen managementsysteem te gaan gebruiken. Het biedt een prima basis om alle specifieke eisen ‘in te pluggen’. In de HLS zitten namelijk alle facetten van een goed gemanagede organisatie.

De HLS is ontstaan doordat de afgelopen jaren het aantal managementsysteemnormen behoorlijk is toegenomen en er een groeiende behoefte is ontstaan om deze normen te integreren. Het doel van de HLS is daarom om een stabiele basis te creëren voor de komende jaren waarmee de gebruiker gemakkelijk alle voorkomende eisen kan invoeren en de eisen eenvoudig toetsbaar zijn. HLS geeft organisaties de mogelijkheid om elementen van andere normen (bijv. milieumanagement, arbo, MVO) te integreren in één managementsysteem. Dit helpt organisaties om transparanter te werken.

De HLS bestaat uit 7 hoofdcomponenten. Dit zijn de 7 hoofdcomponenten van een goed functionerend managementsysteem, waarbij risico-, compliance- en procesmanagement als rode draad door het systeem lopen.

De 7 hoofdthema’s van de HLS zijn:

1] Context van de organisatie
2] Leiderschap
3] Planning
4] Ondersteuning
5] Uitvoering
6] Evaluatie van de prestaties
7] Verbetering

HLS hoofdcomponent 1 | Context van de organisatie
De contextanalyse gaat over de externe en interne oriëntatie van de organisatie in het licht van haar missie en visie. Wat zijn relevante issues en stakeholders? En hoe kunnen zij met hun wensen en eisen impact hebben op de beoogde resultaten van het managementsysteem? Hieronder vallen onderdelen zoals: inzicht in de organisatie en haar context, inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden, het toepassingsgebied van het managementsysteem, en het managementsysteem inrichten, onderhouden en verbeteren.

HLS hoofdcomponent 2 | Leiderschap
Leiderschap gaat over expliciete aandacht voor de koppeling van het managementsysteem met de algehele strategie van de organisatie én met de ‘gewone’ bedrijfsprocessen. Belangrijk is dat het topmanagement zorgt voor koppeling van het managementsysteem met de strategische koers van de organisatie en dat de managementsysteemeisen worden geïntegreerd in de gewone bedrijfsvoering. Managementsystemen die slechts in de zijlijn van de ‘echte’ bedrijfsvoering bestaan is hiermee verleden tijd geworden. Hieronder vallen onderdelen zoals: leiderschap en betrokkenheid, beleid (het businessplan), rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie.

HLS hoofdcomponent 3 | Planning
Hieronder vallen onderdelen zoals maatregelen om risico’s aan te pakken en kansen te benutten, en doelstellingen en de planning om ze te bereiken.

HLS hoofdcomponent 4 | Ondersteuning
Hieronder vallen onderdelen zoals middelen, competenties van medewerkers,  het bewustzijn van medewerkers, interne en externe communicatie en gedocumenteerde informatie.

HLS hoofdcomponent 5 | Uitvoering
Hieronder vallen operationele planningen en uitvoering.

HLS hoofdcomponent 6 | Evaluaties van de prestaties
Hieronder vallen onderdelen als het monitoren, meten, analyseren en evalueren, de interne audits en de directiebeoordeling (managementreview).

HLS hoofdcomponent 7 | Verbetering
Hieronder vallen onderdelen als afwijkingen en corrigerende maatregelen, en continue verbetering.

Voordelen?
De belangrijkste voordelen van nieuwe ISO-normen op basis van de HLS zijn:

1] Integratie wordt makkelijker

Integreren van verschillende managementsystemen wordt makkelijk, omdat de structuur en de basiseisen voor alle ISO-normen hetzelfde worden.

2] Certificatie wordt efficiënter en effectiever

Certificatie kan efficiënter en effectiever worden gericht. Deze nieuwe structuur sluit aan bij de behoefte van veel organisaties om kwaliteits- en milieumanagement beter op elkaar af te stemmen en te integreren in één systeem. Zo kunnen er gecombineerde audits (intern en extern) worden uitgevoerd die effectiever zijn dan afzonderlijke audits en die informatie oplevert waar de organisatie als geheel mee verder komt (er ontstaat een duidelijke verschuiving van ‘controleren’ naar ‘leren en verbeteren’).

3] Inbedding in strategie & beleid

De nieuwe normen maken een betere aansluiting mogelijk op de strategie en het beleid van organisaties en zorgen voor een goede inbedding in de normale bedrijfsvoering. In de HLS is er zowel op strategisch als op operationeel niveau sprake van een plan-do-check-act cyclus. Op strategisch niveau wordt met de PDCA-cyclus de omgevingsanalyse vertaald naar strategie en beleid en daarmee naar het kader voor operationeel handelen. Bij de managementreview wordt beoordeeld of de in gang gezette PDCA-cyclus op operationeel niveau effectief is en bijdraagt aan het succes van de organisatie. Op operationeel niveau wordt met de PDCA-cyclus het beleid van de organisatie vertaald naar operationele doelstellingen en wordt de contextanalyse vertaald naar een operationele risicobeoordeling: van de juiste dingen doen (strategisch) naar de dingen juist doen (operationeel).