Toegevoegde waarde PDCA

Wat is de toegevoegde waarde van PDCA actielijsten?

Geeft inzicht in de status van actiepunten voor alle betrokkenen

De PDCA actielijst wordt gemaakt door en voor deelnemers aan een overleg, maar ook voor eventuele deelnemers die wel waren uitgenodigd maar afwezig waren. En de actielijst kan bijvoorbeeld ook ter info aan andere betrokkenen worden verzonden (zoals de managers van de deelnemers).

Status per actiepunt in een oogopslag inzichtelijk

De kruisjes in de PDCA-kolommen maken in een oogopslag de voortgang inzichtelijk van de actiepunten.

Als een actiepunt nieuw wordt bijgeschreven op een actielijst dan zijn de 4 PDCA-kolommen leeg. Dus een nieuw bijgeschreven actiepunt is herkenbaar aan lege PDCA-kolommen.

Vervolgens wordt gedurende het verbetertraject de stand van zaken en voortgang per actie inzichtelijk gemaakt. Dit wordt in vier stappen aangegeven, waarbij gebruik wordt gemaakt van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cirkel om de uitvoering van actiepunten te bewaken en daarmee de processen en producten van de organisatie continu te verbeteren.

Als er in het team overeenstemming is over de fase waarin een actie zich bevindt, vul dan als volgt de PDCA-kolommen in:

Geen kruisjes Nieuwe actie. Vorderingen kunnen er nog niet zijn. De PDCA kolommen leeg laten.
Eén kruisje Actie is in voorbereiding. Het plan is gemaakt hoe tot uitvoering van de actie te komen. Het actiepunt is dan 25% gereed.

Checkvraag: Weet ik hoe ik tot uitvoering van dit actiepunt ga komen, hoe ik dit aan ga pakken?

Zo ja, zet dan één kruisje, alleen in de kolom P aangezien de actie in de Plan-fase zit.

Twee kruisjes

 

Actie is in uitvoering. Het actiepunt is dan 50% gereed.

Checkvraag: Zijn we bezig met het uitvoeren van de actie en met het registreren van de resultaten ervan?

Zo ja, zet dan twee kruisjes: één in de kolom P en één in de kolom D aangezien de actie in de Do-fase zit.

Drie kruisjes

 

Actie is in de controle fase. De actie is uitgevoerd en de check wordt gemaakt met het beoogde resultaat. Resultaten van de uitgevoerde actie worden gerapporteerd (bijv. met KPI’s, managementdashboards) en bijsturing is nog mogelijk. Het actiepunt is dan 75% gereed.

Checkvraag: Hebben we de actie uitgevoerd en zijn we bezig op basis van feiten de check te maken met het doel, met het beoogde resultaat?

Zo ja, zet dan drie kruisjes: één in de kolom P, één in de kolom D en één in de kolom C aangezien de actie in de Check-fase zit.

Vier kruisjes

 

De actie is uitgevoerd en het beoogde resultaat is bereikt. Het doel is bereikt, de actie is succesvol afgerond, het resultaat van de uitgevoerde actie is geborgd in de organisatie. Het actiepunt is dan 100% gereed.

Checkvraag: Hebben we op basis van feiten vastgesteld dat het resultaat voldoet aan het doel, aan de verwachting, en is geborgd?

Zo ja, zet dan vier kruisjes: één in de kolom P, één in de kolom D, één in de kolom C en één in de kolom A aangezien de actie in de Act-fase zit.

Vier V-tjes Mocht een actiepunt bij nader indien vervallen, laat dit dan net als bij de voltooide actiepunten nog een ronde staan op de lijst. Met in dat geval in de vier PDCA-kolommen geen kruisjes in gevuld, maar V-tjes (van Vervallen).

Dus vul dan vier V-tjes in: één V in de kolom P, één V in de kolom D, één V in de kolom C en één in V de kolom A aangezien de actie in de VERVALLEN is.

Door de vier V-tjes in de PDCA-kolommen zien de betrokkenen direct welke actiepunten zijn vervallen, en dus welke beoogde doelen mogelijk niet worden bereikt. Het geeft hen de gelegenheid om, net als bij de voltooide acties, bij het eerstvolgende overleg eventueel terug te komen op dat actiepunt, of aanvullende informatie te vragen en alsnog bij te sturen.

 

Vervangt de notulen

Indien er consequent wordt gewerkt met PDCA actielijsten zijn er geen notulen meer nodig van overleg of bijeenkomsten. Het werken met PDCA actielijsten in plaats van volledig uitgeschreven notulen maakt bijeenkomsten doeltreffender, resultaatgerichter, en uiteindelijk voor het hele team, dus ook voor de notulist, een stuk plezieriger.

Levert snel actuele informatie

De notulist werkt de actielijst bij voorkeur direct tijdens de vergadering bij, duidelijk zichtbaar en leesbaar voor alle aanwezigen op een groot scherm.

Als er reeds een PDCA actielijst aanwezig is van de vorige bijeenkomst, dan neemt de notulist die als basis en voegt daar de nieuwe actiepunten aan toe en vult de PDCA-vakjes voor de stand van zaken in zoals besproken tijdens de bijeenkomst.

Doordat de actielijst de vervanger is van de notulen, en doordat de actielijst al direct tijdens het overleg zichtbaar op een scherm kan worden uitgewerkt, is het overzicht met de afgesproken acties snel na afloop van een overleg beschikbaar.

Geeft overzicht in actiepunten

Een PDCA actielijst zorgt ervoor dat alle deelnemers van een overleg, en andere betrokkenen, weten welke actie door wie wordt ondernomen. Om de overzichtelijkheid van actiepunten ook na een reeks vergaderingen te kunnen blijven waarborgen, wordt per werkoverleg of verbeterteam met één enkele doorlopende PDCA-actielijst gewerkt. Er wordt dus niet bij elke vervolgbijeenkomst een nieuwe (her)nummering van actiepunten gebruikt. Onduidelijkheid over nieuwe of reeds afgehandelde acties wordt voorkomen door in het overleg elk nummer maar één keer uit te geven.

Elk afzonderlijk actiepunt op een PDCA actielijst krijgt een uniek volgnummer (nummer 1, 2, 3, enz.). Elk nummer op de lijst wordt dus slechts één keer uitgegeven. Ook wanneer een actiepunt 100% is voltooid wordt dat nummer niet nog een keer uitgegeven.

Stel dat er op de actielijst bijvoorbeeld drie actiepunten staan met als nummering: 2, 5 en 8. Dat betekent dit dat de tussenliggende actiepunten inmiddels zijn afgerond en verwijderd van de lijst. Als 8 het laatste actiepunt op de lijst is, dan krijgt het eerstvolgende nieuwe actiepunt nummer 9.

Tenzij een actiepunt een sub-actiepunt is, dat wil zeggen een vervolgactie die verband houdt met een eerder opgesteld actiepunt. Bijvoorbeeld actiepunt 5 bestaat reeds. Tijdens de vergadering wordt een actiepunt opgesteld dat direct verband heeft met punt 5. Het nieuwe actiepunt krijgt dan niet nummer 9, maar nummer 5.1.

Is resultaatgericht in plaats van inspanningsgericht

Aan ieder actiepunt in de PDCA-actielijst wordt een beoogd doel, het gewenste resultaat, gekoppeld. Indien nodig stel dan tot 7 keer de ‘waarom’ vraag om het doel helder te krijgen. Dit voorkomt dat er acties worden afgesproken als doel op zich, in plaats van als hulpmiddel om een doel te bereiken.

Daarmee wordt geborgd dat de acties in lijn zijn met de visie, de strategie, het beleid van de organisatie.

Geeft verantwoordelijkheid

Aan ieder actiepunt wordt één verantwoordelijke gekoppeld voor de tot uitvoer te brengen actie.

Dit wil niet zeggen dat diegene zélf de actie moet gaan uitvoeren of dat er niemand anders betrokken mag worden bij het uitvoeren van de actie. Het betekent wel dat degene die als ‘verantwoordelijk’ staat vermeld de eigenaar is van dat actiepunt. En ervoor zorgt dat de actie daadwerkelijk en volgens plan (doel, verwachting) wordt uitgevoerd.

Voorkomt ‘terreur van de notulist’

Alleen iemand die daadwerkelijk aanwezig was bij het overleg en in staat was om in te kunnen stemmen met een actiepunt, wordt als ‘verantwoordelijke’ aan een actie gekoppeld. Het is belangrijk dat degene die verantwoordelijk is voor de actie over de juiste competenties, vaardigheden en middelen beschikt om met die actie het gewenste resultaat te bereiken.

Stelt prioriteiten

Aan ieder actiepunt wordt een einddatum gekoppeld. Deze datum wordt tijdens het overleg afgesproken met instemming van degene die als ‘verantwoordelijke’ staat vermeld. De mate van prioriteit van een actiepunt bepaalt de datum waarop de actie gereed moet zijn. Dus de datum waarop het beoogde doel of gewenste resultaat bereikt dient te zijn. Afgestemd op het jaarplanproces.

Als op basis van tussentijdse evaluaties en monitoring blijkt dat een afgesproken einddatum niet haalbaar is, dan wordt de datum na overleg en instemming met de ‘verantwoordelijke’ in de actielijst aangepast.

Maakt de doorlooptijd van acties inzichtelijk

Aan ieder actiepunt wordt ook een opdrachtdatum gekoppeld. Dit is de datum waarop een actiepunt wordt bijgeschreven op de actielijst (dus niet de datum waarop een actiepunt van start gaat, dit bepaald de ‘verantwoordelijk’ en kan op een willekeurig andere datum plaatsvinden).

Het verschil tussen de opdrachtdatum en de einddatum maakt de doorlooptijd van actiepunten inzichtelijk.

Maakt de voortgang van acties inzichtelijk en bijsturing mogelijk

Door de kruisjes in de PDCA-kolommen zien de betrokkenen direct welke actiepunten nieuw zijn bijgeschreven, welke acties nog onderhanden zijn en welke zijn voltooid.

Het geeft aan betrokkenen de gelegenheid om eventueel terug te komen op een actiepunt, of aanvullende informatie te vragen, en indien nodig bij te sturen.

Maakt het mogelijk om op reeds afgehandelde punten terug te komen

Actiepunten die volledig zijn afgevinkt, dus waar vier kruisjes staan (100%, ACT-fase), blijven nog één keer op de actielijst terugkomen.

Door de vier kruisjes in de PDCA-kolommen zien de betrokkenen direct welke actiepunten zijn voltooid. Het geeft hen de gelegenheid om bij het eerstvolgende overleg eventueel terug te komen op dat actiepunt, of aanvullende informatie te vragen, en indien nodig bij te sturen.

Als er dan toch bijsturing nodig blijkt, haal dan het kruisje weg in de kolom ACT (dus dan blijven er 3 kruisjes staan), voeg de afspraak over de bijsturing toe in de kolom ‘actie’ en maak een nieuwe afspraak over de einddatum.

Of voeg een extra sub-actiepunt toe als dat nodig blijkt, net zolang totdat het resultaat van de uitgevoerde actie volledig voldoet aan de gestelde verwachting. En dus het doel is bereikt.

Verwijder actieregels pas van de lijst nadat alle betrokkenen (stakeholders) in staat zijn geweest, door middel van een update van de actielijst, om zich ervan op de hoogte te stellen dat de actie succesvol is afgerond.

Maakt voltooide actiepunten zichtbaar

Verwijder regels met voltooide actiepunten pas van de actielijst nadat het actiepunt een ronde op de actielijst heeft gestaan als zijnde ‘succesvol afgerond’ (vier kruisjes) en de betrokkenen geen op- of aanmerkingen meer hebben op dit punt.