Evaluatie prestaties

Hoe weten we of de organisatie op koers ligt in het behalen van de doelen? En daarmee in het realiseren van de visie? Hiervoor zijn de juiste navigatie-instrumenten cruciaal. Ook wel Key Performance Indicators of KPI’s genoemd. In de nieuwe generatie ISO-normen op basis van de HLS wordt voor de evaluatie van prestaties eisen gesteld aan meet- en evaluatieprocessen. Meten en monitoring van processen aan de hand van KPI’s, interne audits en de directiebeoordeling vormen nu op belangrijke input voor het verbeterproces.

Ten opzichte van voorgaande versie van de ISO-normen zijn de eisen voor het meten van procesprestaties een stuk concreter geworden. Voorheen was het een eis om evaluaties te plannen. In de nieuwe normen is dit vervangen door het identificeren van wat er gemonitord en gemeten moet worden, wanneer en met welke methoden. En zijn er op basis van het risico-gebaseerd denken eisen toegevoegd voor het evalueren van de doeltreffendheid van genomen maatregelen. In ons stappenplan voor jaarplan-trajecten is uitgebreid informatie beschikbaar over het gebruik van KPI’s en over mogelijkheden om deze door middel van management dashboards inzichtelijk te maken en te gebruiken voor het verbeterproces.

Met interne audits wordt onderzocht of er in de praktijk wordt gewerkt volgens de afspraken en richtlijnen, waar de risico’s zitten, hoe hiermee wordt omgegaan en of er tekortkomingen of verbetermogelijkheden zijn. Bij interne audits gaat het niet om papieren stukken, maar of er overeenkomstig de afspraken wordt gewerkt. Klopt er ergens iets niet in een belangrijk proces? Dan biedt dat mogelijkheden voor verandering of verbetering. In voorgaande ISO-normen waren reeds eisen gesteld aan de auditoren: auditoren mogen geen audits uitvoeren over hun eigen werk. In de HLS zijn deze eisen uitgebreid: auditoren moeten nu objectief en onpartijdig zijn. Een toelichting op de verschillende soorten interne audits, een voorbeeld van een intern auditproces en de do’s en dont’s voor interne auditoren hebben wij samengevat op onze pagina over auditing in de praktijk.

De directiebeoordeling, of ook wel managementreview genoemd, is een verplicht onderdeel vanuit de HLS, maar ook bij bijvoorbeeld VCA. Veel organisaties blijken echter nog weinig aandacht te besteden aan deze belangrijke verbetertool voor het vastleggen en evalueren van de prestaties. Het is nog steeds één van de drie meest voorkomende afwijkingen tijdens audits. Door gebrek aan overtuiging dat de directiebeoordeling wel degelijk waarde toevoegt lukt het veel organisaties niet om dit als zinvol sturingsinstrument in te zetten. In de HLS zijn extra eisen gesteld aan de directiebeoordeling die eraan bijdragen om hier verandering in te brengen. Daarin wordt nu bijvoorbeeld expliciet rekening gehouden met de veranderingen in de externe en interne issues (vanuit de contextanalyse), de prestaties van externe aanbieders en de toereikendheid van middelen.

De kracht van de sturingsinstrumenten van dashboards met KPIs, interne audits en directiebeoordelingen hebben wij gebundeld in tips en tools. Onze ervaringen met deze sturingsinstrumenten in de praktijk hebben wij vertaald naar succesbepalende factoren, tips en praktische hulpmiddelen. Zie hiervoor onze review pagina.

Eenmaal aan de slag gegaan met KPI’s, management dashboards, de directiebeoordeling of interne audits en toch behoefte aan extra hulp of feedback van ons? Laat het ons weten via het contactformulier.