Leidraad voor resultaatgericht doelen bereiken met PDCA

Resultaatgericht werken met PDCA is pas zinvol als het noodzakelijke voorbereidende werk is gedaan. Een PDCA actielijst is een hupmiddel bij het realiseren van doelen. Het is geen doel op zich om actielijsten te maken.

Een noodzakelijke voorbereiding is het maken van een stappenplan op hoofdlijnen. Een grote valkuil is om na het bepalen van een doel direct in actie te komen, zonder eerst een plan te maken. Stop met direct in actie komen, maak eerst een plan. Breng eerst in kaart wat je wil gaan bereiken, waarom en wanneer.

PDCA actielijst

De PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) is een methodiek die veel gebruikt wordt in organisaties om verbeteringen en vernieuwingen door te voeren. Zowel op strategisch niveau bij de beleidsvorming, als op operationeel niveau bij de uitvoering van beleid. Bedrijven die werken met ISO-normen zoals ISO 9001 (kwaliteit), ISO 14001 (milieu) en ISO 45001 (arbo) worden bovendien actief gestimuleerd om PDCA te gebruiken.

Bij PDCA gaat het om de vraag waarop de ideeën voor verbeteringen en vernieuwingen zijn gebaseerd.

Komen acties uit de lucht vallen of zijn ze het resultaat van een gedegen risico- en kansen-analyse? En hoe worden verbeteringen georganiseerd (Plan), uitgevoerd (Do), gemonitord (Check) en zo nodig bijgesteld (Act)?

Wat betekent PDCA?

De 4 onderdelen van de PDCA-cyclus zijn hieronder kort toegelicht.

De Plan-fase is de voorbereidingsfase.

In deze fase wordt de uitvoering van een actiepunt voorbereid.

Zodat je weet hoe je tot uitvoering van het actiepunt gaat komen, hoe je dit aan gaat pakken.

De Do-fase is de werk-in-uitvoering fase.

In deze fase wordt het actiepunt uitgevoerd, het werk is ‘onder handen’.

De Check-fase is de meten = weten fase.

In deze fase is de uitvoering van de actie nagenoeg gereed. De uitkomst van de uitgevoerde actie wordt aan de hand van feiten en meetgegevens gecheckt met het vooraf vastgestelde doel van de actie en daar waar nodig wordt de actie bijgestuurd.

De Act-fase is de borging fase.

In deze fase wordt vastgesteld of het resultaat van de uitgevoerde actie voldoet aan het doel.

En of de verandering of vernieuwing die met dit actiepunt is bereikt is geborgd in de organisatie in de bedrijfsprocessen.

PDCA actieplan

PDCA actielijst

Hulpmiddel voor het toepassen van de PDCA-cyclus in organisaties en bedrijfsprocessen is een PDCA actielijst.

Hierin wordt bijvoorbeeld de vertaalslag gemaakt van een jaarplan naar concrete acties voor het management.

De PDCA actielijst helpt om de doelen en acties die tijdens een strategisch overleg zijn besproken schriftelijk vast te leggen, in gang te zetten, de voortgang van acties systematisch te volgen en tijdige bijsturing mogelijk te maken.

Hieronder is een voorbeeld afgebeeld van een PDCA actielijst.

De onderdelen van deze PDCA actielijst zijn hieronder toegelicht.

Bijeenkomst Vul de naam in van het onderwerp van het doel of de naam van het overleg.
Aanwezigen Vul in alfabetische volgorde alle namen in van degene die aanwezig waren bij de bespreking van het actieplan.

Doe dit voluit en vermeldt tussen haakjes de initialen per deelnemer. Die initialen worden gebruikt in de actiepunten.

Kopie aan Geef aan wie er een exemplaar van de actielijst ontvangt.

Begin met “Deelnemers”, gevolgd door de andere namen, voluit, in alfabetische volgorde.

Zorg dat in ieder geval de deelnemers een exemplaar gaan ontvangen van de bijgewerkte actielijst. Maar ook eventuele deelnemers die wel waren uitgenodigd maar afwezig waren. En bijvoorbeeld ook andere betrokkenen zoals leidinggevenden of directie.

Maak er een routine van om regelmatig, bijvoorbeeld iedere 2 weken, een update van de actielijst te mailen aan de betrokkenen. Daarmee stel je ze in staat om zich te informeren over de voortgang van je actieplan en de stand van zaken ten aanzien van het realiseren van het doel. Hiermee stimuleer je betrokkenheid en creëer je feedback momenten.

Datum overleg Vul de dag en de datum in waarop het overleg heeft plaatsgevonden en de status van de actiepunten is geëvalueerd.
Notulist Vul de naam in van degene die de actielijst heeft bijgewerkt.
Volgend overleg Vul de dag en de datum in waarop het volgende overleg over de stand van zaken van het actieplan zal plaatsvinden, de volgende datum waarop de status van de actiepunten zal worden geëvalueerd.
Nummer actiepunt Maak een onderverdeling in de actiepunten per hoofdstap van het stappenplan.

Dus noteer de acties die betrekking hebben op hoofdstap 1 onder dat onderdeel, etc.

Zorg ervoor dat er allereerst voldoende blokken zijn aangemaakt in de actielijst overeenkomstig het aantal hoofdstappen van het stappenplan. Vermeld per blok het nummer en de naam van de hoofdstap, en de datum die als ‘mijlpaal’ in het stappenplan op hoofdlijnen gekoppeld is aan die hoofdstap.

De eerste kolom van de PDCA actielijst betreft een volgnummer. Geef elk afzonderlijk actiepunt op de PDCA actielijst per hoofdstap een uniek volgnummer (nummer 1, 2, 3, enz.).

Geef elk nummer op de lijst slechts één keer uit.

Ook wanneer een actiepunt 100% is voltooid wordt dat nummer niet nog een keer uitgegeven.

Stel dat er op de actielijst bij hoofdstap 1 bijvoorbeeld drie actiepunten staan met als nummering: 2, 5 en 8. Dat betekent dit dat de tussenliggende actiepunten inmiddels zijn afgerond en verwijderd van de lijst. Als 8 het laatste actiepunt op de lijst is van die hoofdstap, dan krijgt het eerstvolgende nieuwe actiepunt bij hoofdstap 1 nummer 9.

Tenzij een actiepunt een sub-actiepunt is, dat wil zeggen een vervolgactie die verband houdt met een eerder opgesteld actiepunt. Bijvoorbeeld actiepunt 5 bestaat reeds. Tijdens een voortgangsbespreking wordt een actiepunt afgesproken dat direct verband heeft met punt 5. Het nieuwe actiepunt krijgt dan niet nummer 9, maar nummer 5.1.

Actie Beschrijf in de tweede kolom van de PDCA actielijst de actie.

Begin de omschrijving van een actie met een werkwoord (wat ga je letterlijk ‘doen’).

Beschrijf de actie kort en krachtig, en zodanig dat alle teamleden er hetzelfde onder verstaan.

Streef naar uitsluitend resultaatgerichte actiepunten. Voorkom inspanningsgerichte acties.

De actie is immers een hulpmiddel om een bepaald doel te bereiken, en niet een doel op zich.

Doel/verwachting Iemand moet de verantwoordelijkheid voor een actiepunt op zich nemen.

Spreek af wie de verantwoordelijke is voor een actiepunt. En vermeld de initialen van die medewerker in de vierde kolom van de PDCA actielijst.

‘Verantwoordelijk’ wil in de PDCA actielijst niet zeggen dat diegene persé zélf de actie moet gaan uitvoeren of dat er niemand anders betrokken mag worden bij het tot uitvoer brengen van het actiepunt. Het betekent wel dat degene die als ‘verantwoordelijk’ staat vermeld de eigenaar is van dat actiepunt. En ervoor zorgt dát de actie ook daadwerkelijk en volgens plan (doel/verwachting) wordt uitgevoerd.

Vul in deze kolom te allen tijde één verantwoordelijke (één initiaal) in. Deze persoon hoeft niet persé degene te zijn die de actie ook uitvoert, maar hij/zij is er binnen het team wel verantwoordelijk voor dat de actie tot uitvoer wordt gebracht en informeert het team over de vorderingen en resultaten.

Veel voorkomende valkuil is het invullen van ‘Allen’, ‘Iedereen’ of iets dergelijks. Of dat er een reeks van namen (initialen) wordt ingevuld. De praktijk heeft uitgewezen dat er dan niets gebeurd.

Een andere veel voorkomende valkuil is het invullen van de naam van een medewerker die niet bij het overleg aanwezig is (dit is de ‘terreur van de notulist’). Ook dan blijkt uit de praktijk dat er niets gebeurd. Vul daarom geen namen in van medewerkers die niet bij het overleg aanwezig waren.

Het heeft alleen zin om een verantwoordelijke aan een actiepunt te koppelen, als diegene dat zelf beaamt, zelf aanwezig is bij het overleg en over de juiste vaardigheden en middelen kan beschikken om met die actie het gewenste resultaat te kunnen bereiken.

Opdrachtdatum Vul in de vijfde kolom van de PDCA-actielijst de datum in waarop het actiepunt is opgesteld.

Dit is de datum waarop het actiepunt voor het eerst op de actielijst is bijgeschreven.

Dit is dus niet de datum waarop een actiepunt van start gaat, dit bepaald uiteindelijk de ‘verantwoordelijke’ en kan op een willekeurig andere datum plaatsvinden.

Einddatum Vul in de zesde kolom van de PDCA-actielijst de datum in waarop in het team is overeengekomen dat de actie voltooid dient te zijn.

Dit is de datum waarop het beoogde doel/het gewenste resultaat bereikt dient te zijn (en dus niet de datum waarop een actiepunt daadwerkelijk gereed is, dit is afhankelijk van de vorderingen van de ‘verantwoordelijke’ en kan een willekeurige andere datum zijn).

In de kolom ‘einddatum’ staat de afgesproken geplande einddatum van een actiepunt.

Als op basis van monitoring en evaluaties blijkt dat de eerder afgesproken einddatum niet haalbaar is, pas de datum na overleg en overeenstemming met de ‘verantwoordelijke’ over een nieuwe einddatum dan aan in deze kolom. De opdrachtdatum in de vorige kolom blijft in dat geval ongewijzigd gehandhaafd.

Hoe werken de PDCA kolommen in de actielijst?

De 4 laatste kolommen op de PDCA actielijst zijn de kolommen Plan, Do, Check en Act. Deze PDCA-kolommen helpen om de voortgang van de actiepunten en daarmee het realiseren van doelen te bewaken, en daarover te communiceren met de andere belanghebbenden.

Vul deze PDCA pas in nadat er gestart is met het uitvoeren van het plan en de voortgang ervan is besproken of geëvalueerd. De voortgang van een actie wordt weergegeven door middel van kruisjes in deze 4 kolommen.

Als een actiepunt nieuw wordt bijgeschreven op de actielijst zijn deze kolommen leeg. Dus een nieuw bijgeschreven actiepunt is herkenbaar aan lege PDCA-kolommen.

Vervolgens wordt gedurende het proces de stand van zaken en de voortgang per actie inzichtelijk gemaakt. Dit wordt in vier stappen aangegeven, waarbij gebruik wordt gemaakt van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus om de uitvoering van actiepunten te bewaken.

Als er in het team of met je begeleider overeenstemming is over de fase waarin een actie zich bevindt, vul dan als volgt de PDCA-kolommen in:

Plan

Actie in voorbereiding. Plan is gemaakt hoe tot uitvoering van de actie te komen. Checkvraag: Weet ik hoe ik tot uitvoering van dit actiepunt ga komen, hoe ik dit aan ga pakken? Zo ja, dan is het actiepunt 25% gereed. Zet één kruisje, alleen in de kolom P, aangezien de actie in de PLAN-fase zit.

Plan Do Check Act

Do

De actie is in uitvoering. Je bent bezig met het uitvoeren van de actie en het uitwerken, het registreren, van de resultaten ervan. Checkvraag: Ben ik (of is iemand anders namens mij of de verantwoordelijke) bezig met het uitvoeren van de actie en met het uitwerken en registreren van de resultaten ervan? Zo ja, dan is het actiepunt 50% gereed. Zet twee kruisjes: één in de kolom P en één in de kolom D, aangezien de actie in de DO-fase zit

Check

Meten = weten. De actie is uitgevoerd en je bent bezig om de check te maken met het beoogde resultaat. De resultaten van de uitgevoerde actie rapporteer je. Checkvraag: Is de actie uitgevoerd, ken ik de resultaten en ben ik bezig de check te maken met het doel, het beoogde resultaat? Zo ja, dan is het actiepunt 75% gereed. Bijsturing op het actiepunt is dan nog mogelijk. Zet drie kruisjes: één in de kolom P, één in de kolom D en één in de kolom C, aangezien de actie in de CHECK-fase zit.

Act

Het doel is bereikt, het actiepunt is succesvol afgerond. Het resultaat van de uitgevoerde actie is geborgd in de bedrijfsprocessen. Er is in het team vastgesteld dat het resultaat voldoet aan het doel, aan de verwachting en is geborgd. Checkvraag: Heb ik vastgesteld dat het resultaat van de uitgevoerde actie voldoet aan het doel, aan de verwachting, en is geborgd?  Zo ja, dan is het actiepunt 100% gereed. Zet vier kruisjes: één in de kolom P, één in de kolom D, één in de kolom C en één in de kolom A aangezien de actie in de ACT-fase zit. Actiepunten met vier kruisjes verwijder je niet direct van de actielijst, maar laat je nog 1 ronde erop staan zodat de betrokkenen die een kopie krijgen van de bijgewerkte actielijst kunnen zien dat het actiepunt is afgerond.

Plan Do Check Act PDCA

Wat te doen met de afgeronde actiepunten?

De actiepunten die volledig zijn afgevinkt, dus waar vier kruisjes staan (100%, ACT-fase), blijven nog één keer op de actielijst terugkomen.

Verwijder deze actieregels pas van de lijst nadat alle betrokkenen (stakeholders) in staat zijn geweest, door middel van een update van de actielijst, om zich ervan op de hoogte te stellen dat de actie succesvol is afgerond.

Door de vier kruisjes in de PDCA-kolommen zien de betrokkenen direct welke actiepunten zijn voltooid. Het geeft hen de gelegenheid om bij het eerstvolgende overleg eventueel terug te komen op dat actiepunt, of aanvullende informatie te vragen, en indien nodig bij te sturen.

Als er dan toch bijsturing nodig blijkt, haal dan het kruisje weg in de kolom ACT (dus dan blijven er 3 kruisjes staan), voeg de afspraak over de bijsturing toe in de kolom ‘actie’ en maak een nieuwe afspraak over de einddatum.

Of voeg een extra sub-actiepunt toe als dat nodig blijkt, net zolang totdat het resultaat van de uitgevoerde actie volledig voldoet aan de gestelde verwachting. En dus het doel is bereikt.

Verwijder regels met voltooide actiepunten pas van de actielijst nadat het actiepunt een ronde op de actielijst heeft gestaan als zijnde ‘succesvol afgerond’ (vier kruisjes) en de betrokkenen geen op- of aanmerkingen meer hebben op dit punt.

Wat te doen met actiepunten die vervallen?

Mocht een actiepunt bij nader indien vervallen, laat dit dan net als bij de voltooide actiepunten nog een ronde staan op de lijst. Met in dat geval in de vier PDCA-kolommen geen kruisjes in gevuld, maar V-tjes (van Vervallen).

Dus vul dan vier V-tjes in: één V in de kolom P, één V in de kolom D, één V in de kolom C en één in V de kolom A aangezien de actie in de VERVALLEN is.

Door de vier kruisjes in de PDCA-kolommen zien de betrokkenen direct welke actiepunten zijn vervallen, en dus welke beoogde doelen mogelijk niet worden bereikt. Het geeft hen de gelegenheid om, net als bij de voltooide acties, bij het eerstvolgende overleg eventueel terug te komen op dat actiepunt, of aanvullende informatie te vragen en alsnog bij te sturen.

Actielijsten en notulen

De praktijk heeft geleerd dat indien er consequent wordt gewerkt met PDCA actielijsten er geen notulen meer nodig zijn van overleg of bijeenkomsten.

Het werken met PDCA actielijsten in plaats van volledig uitgeschreven notulen maakt bijeenkomsten doeltreffender, resultaatgerichter, en uiteindelijk voor het hele team, dus ook voor de notulist, een stuk plezieriger.

Zie voor meer tips voor werken met PDCA de succesbepalende factoren.

Geef een reactie